출입통제 카드키 분실했을 때｜사무실 권한 삭제·중지 방법

출입통제 카드키 분실이 확인되면 새 카드를 발급하기 전에 기존 카드의 출입 권한부터 중지해야 합니다.

일반 직원이라면 사내 보안 담당자나 총무팀에 이름과 사번을 알려 즉시 정지를 요청하면 됩니다. 이 글은 단말기나 관리프로그램에서 직접 권한을 처리해야 하는 사내 출입통제 담당자를 위한 내용입니다.

새 카드를 등록해도 분실 카드가 자동으로 삭제되지는 않습니다. 기존 권한이 남아 있으면 분실 카드를 주운 사람이 출입문을 열 수 있습니다.

출입통제 카드는 보통 단말기 관리자모드나 관리프로그램에서 관리합니다. 일부 제품은 관리자 비밀번호, 관리자 지문 또는 관리자 카드를 이용해 관리자모드로 들어갑니다.

이 글에서는 분실 카드 권한을 중지하는 방법과 관리자 권한이 없을 때 확인할 내용을 정리하겠습니다.

10초 요약

사무실 출입통제 카드키 분실했을 때 새 카드를 등록하기 전에 분실 카드의 권한부터 중지해야 합니다.

카드 삭제는 보통 단말기 관리자모드나 출입통제 관리프로그램에서 처리합니다.

아래에서 시스템 유형별 삭제 순서와 변경 내용이 실제 출입문에 적용됐는지 확인하는 방법을 정리하겠습니다.

1. 출입통제 카드키 분실 후 기존 권한부터 중지합니다

사무실 출입통제 카드키 분실했을 때 새 카드부터 등록하는 경우가 많습니다.

하지만 새 카드를 추가해도 기존 카드 권한은 그대로 남아 있을 수 있습니다. 분실 카드와 새 카드가 모두 출입 가능한 상태가 되는 것입니다.

사무실 출입통제 카드키 분실 대처의 핵심은 새 카드 발급이 아니라 분실 카드 권한 중지입니다.

분실 사실을 확인했다면 먼저 아래 정보를 확인합니다.

• 분실한 직원의 이름과 사번
• 출입통제 사용자번호
• 카드 관리번호나 카드번호
• 사용할 수 있었던 출입문
• 출입 가능 시간
• 마지막으로 카드를 사용한 시간

카드번호를 모르는 경우에도 관리프로그램에서 직원 이름이나 사용자번호로 검색할 수 있습니다. 단말기에서 직접 관리하는 방식은 제품에 따라 사용자번호나 카드번호가 필요할 수 있습니다.

2. 단말기형인지 관리프로그램형인지 확인합니다

출입통제 카드를 삭제하는 방법은 현재 시스템의 관리 방식에 따라 달라집니다.

시스템 유형	분실 카드 처리 방법
단말기형	단말기 관리자모드에서 사용자나 카드 정보를 찾아 권한을 중지합니다.
관리프로그램형	프로그램에서 사용자를 검색해 카드 권한을 중지한 뒤 단말기나 컨트롤러에 적용합니다.

외부 관리업체는 이 두 방식 중 하나를 대신 운영하는 형태입니다. 관리자 카드는 별도의 관리 방식이 아니라 단말기 관리자모드에 들어가는 인증 수단 중 하나입니다

제품에 따라 관리자 비밀번호, 관리자 지문, 관리자 카드 또는 관리자 계정으로 설정 메뉴에 들어갑니다.

3. 카드번호를 모르면 사용자와 출입기록으로 찾습니다

분실한 카드의 번호를 모른다고 해서 항상 전체 카드를 삭제해야 하는 것은 아닙니다.

관리프로그램을 사용하는 시스템이라면 직원 이름이나 사번으로 사용자를 검색해 등록된 카드를 확인할 수 있습니다.

카드 발급대장이 있다면 사용자 이름과 카드 관리번호를 비교할 수 있습니다.

최근 출입기록에서 해당 직원이 마지막으로 사용한 카드번호를 확인할 수 있는 시스템도 있습니다.

단말기에서 직접 관리하는 방식은 사용자 이름이 저장되지 않고 사용자번호나 등록 순서만 남아 있을 수 있습니다. 이런 경우 카드번호 기록이 없으면 특정 카드를 찾기 어려울 수 있습니다.

카드를 발급할 때는 아래 정보를 함께 기록하는 것이 좋습니다.

• 사용자 이름과 사번
• 사용자번호
• 카드 관리번호
• 실제 카드번호
• 발급일과 반납일
• 출입 가능한 문
• 출입 가능 시간

카드 분실과 퇴사자 발생에 대비하려면 간단한 카드 발급대장이라도 유지하는 것이 좋습니다.

4. 단말기 관리자모드에서 분실 카드를 삭제합니다

출입문 한 개에 카드리더나 지문인식기가 설치된 소규모 시스템은 단말기에서 사용자를 직접 등록하고 삭제하는 경우가 많습니다.

일반적인 처리 흐름은 다음과 같습니다.

관리자모드 진입 → 사용자 관리 → 사용자 검색 → 카드 확인 → 카드 삭제 또는 사용자 사용 중지

단말기에 화면이 있다면 사용자 이름이나 사용자번호로 검색할 수 있습니다.

화면이 없는 키패드형 단말기는 관리자 비밀번호를 입력한 뒤 사용자번호나 카드번호를 이용해 삭제하는 제품이 많습니다.

제품마다 메뉴 이름과 삭제 방법이 다르므로 아래 내용을 먼저 확인해야 합니다.

• 단말기 제조사와 모델명
• 관리자모드 진입 방법
• 관리자 비밀번호 또는 관리자 지문
• 사용자번호나 카드번호
• 개별 카드 삭제 기능 지원 여부
• 사용자 전체 삭제와 카드만 삭제의 차이

사용자에게 카드와 지문이 함께 등록돼 있다면 사용자 전체를 삭제할 때 지문이나 비밀번호 정보도 함께 없어질 수 있습니다.

가능하다면 사용자를 바로 삭제하기보다 분실한 카드 권한만 중지하거나 새 카드로 변경하는 것이 좋습니다.

5. 관리프로그램에서는 사용자 기준으로 확인합니다

출입문이 여러 개이거나 직원별 출입기록을 관리하는 시스템은 컴퓨터나 서버의 출입통제 관리프로그램에서 카드를 관리하는 경우가 많습니다.

프로그램에서 직원 이름, 사번, 사용자번호 또는 카드번호를 검색한 뒤 분실 카드의 권한을 중지합니다.

관리프로그램에서 사용자를 삭제했다고 해서 현장 단말기에 바로 적용됐다고 단정하면 안 됩니다.

시스템에 따라 변경 정보를 단말기나 출입통제 컨트롤러로 다시 전송해야 할 수 있습니다. 네트워크가 끊겨 있거나 장비가 오프라인이면 프로그램에서 변경한 내용이 현장에 적용되지 않을 수 있습니다.

6. 카드를 삭제했는데 문이 열리면 동기화 상태를 확인합니다

프로그램에서 카드를 삭제했는데도 문이 열린다면 권한 변경 정보가 현장 장비까지 전달되지 않았을 수 있습니다.

출입통제장치를 유지보수하다 보면 단말기나 컨트롤러가 오프라인인 경우가 있습니다. 공사 중 네트워크가 분리됐거나 장기간 통신이 끊겼다면 통신을 복구한 뒤 사용자 정보를 다시 전송하거나 동기화해야 합니다.

관리자는 먼저 아래 항목을 확인합니다.

• 단말기나 컨트롤러가 온라인 상태인지 확인합니다.
• 사용자 정보 전송이나 동기화가 완료됐는지 확인합니다.
• 다른 출입문에도 같은 카드가 등록돼 있는지 확인합니다.
• 카드가 다른 사용자에게 중복 등록돼 있지 않은지 확인합니다.
• 독립적으로 동작하는 초과근무 전용 단말기 등을 확인합니다.

출입문이 여러 개라면 일부 단말기만 관리프로그램에 연결되고, 다른 단말기는 별도로 관리되는 경우도 있습니다.

분실 카드는 관리프로그램에서 삭제한 뒤 실제로 각 출입문에서 사용할 수 없는지 확인해야 합니다.

7. 관리자 권한이 없으면 설치업체를 확인합니다

단말기 관리자모드에 들어갈 수 없고 관리프로그램 계정도 없다면 내부에서 카드를 삭제하기 어렵습니다.

이때는 먼저 장비 정보를 확인해야 합니다.

• 단말기 정면 사진
• 제조사와 모델명
• 출입통제 컨트롤러 모델명
• 사용 중인 관리프로그램 이름
• 설치업체 연락처
• 관리자 비밀번호 보유 여부
• 관리프로그램 로그인 계정 보유 여부

관리업체가 반드시 있어야 하는 것은 아닙니다. 사내 관리자가 단말기 관리자모드나 관리프로그램에 접속할 수 있다면 직접 처리할 수 있습니다.

다만 아무도 관리자 권한을 가지고 있지 않다면 설치업체나 유지관리 업체의 도움이 필요할 수 있습니다.

8. 전체 초기화는 마지막에 검토합니다

관리자 비밀번호를 모른다고 해서 단말기를 바로 초기화하면 안 됩니다.

전체 초기화를 하면 분실 카드뿐 아니라 정상적으로 사용하는 카드와 지문, 관리자 설정까지 삭제될 수 있습니다.

제품에 따라 아래 정보도 초기 상태로 돌아갈 수 있습니다.

• 등록 사용자와 카드
• 관리자 비밀번호
• 문 열림 유지시간
• 릴레이 동작 방식
• 출입 가능한 시간 설정
• 네트워크 주소
• 컨트롤러 연결 설정

전체 초기화 전에는 현재 사용자 목록과 카드정보를 백업할 수 있는지 확인해야 합니다.

백업이 불가능한 단독형 단말기라면 정상 카드를 전부 다시 등록해야 할 수 있습니다.

제품 모델과 설명서를 확인하지 않은 상태에서 초기화 단자나 배선을 임의로 조작하는 것도 피해야 합니다.

9. 퇴사자와 방문자 카드도 같은 방법으로 중지합니다

카드 권한을 중지해야 하는 상황은 분실했을 때만이 아닙니다.

직원이 퇴사했거나 협력업체 계약이 종료된 경우에도 단말기나 관리프로그램에서 권한을 중지해야 합니다.

방문자용 카드를 반납받지 못한 경우에도 바로 사용을 막아야 합니다.

카드를 회수했더라도 권한을 계속 유지하면 다른 사람이 해당 카드를 사용할 수 있습니다.

아래 상황에서는 카드 권한을 다시 확인하는 것이 좋습니다.

• 직원이 퇴사했을 때
• 다른 부서나 사업장으로 이동했을 때
• 협력업체 계약이 종료됐을 때
• 방문자 카드가 반납되지 않았을 때
• 야간이나 휴일 출입 권한이 필요 없어졌을 때

처리한 날짜와 담당자도 기록해두면 나중에 출입기록과 보안 문제를 확인하기 쉽습니다.

10. 설치 후에는 관리 정보를 인계받아야 합니다

출입통제 설치가 끝나면 카드가 문을 여는지만 확인해서는 안 됩니다.

누가 사용자를 등록하고 삭제할 것인지 정하고, 관리자 정보를 인계받아야 합니다.

사내 담당자가 변경되거나 퇴사할 때는 출입통제 관리자 계정과 카드 발급대장도 함께 인계해야 합니다.

핵심 정리

분실 카드는 새 카드를 발급하기 전에 출입 권한부터 중지해야 합니다.

단독형 시스템은 단말기 관리자모드에서 처리하고, 연동형 시스템은 관리프로그램에서 사용자를 찾아 권한을 변경합니다.

카드번호를 모르면 사용자 정보, 카드 발급대장과 최근 출입기록으로 확인할 수 있습니다.

관리프로그램에서 변경한 뒤에는 현장 단말기와 컨트롤러까지 정상적으로 적용됐는지 시험해야 합니다.

관리자 권한이 없다면 설치업체에 문의하고, 전체 초기화는 마지막에 검토해야 합니다.

관리자 계정과 카드 발급대장은 사내 담당자가 인계받아야 합니다.

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English Summary

When an access card is lost, disable the lost card before issuing a replacement.

Standalone access control terminals are usually managed through the administrator menu on the device. Networked systems are commonly managed through access control software using the employee name, user ID, or card number.

After changing the card permission in the management software, verify that the updated information has been transferred to the terminal or access controller.

An external maintenance company is not always required, but an internal administrator should have access to the terminal administrator mode, management software account, device information, and card issuance records.

A factory reset should only be considered after checking the device manual and backing up existing users and settings.

마무리

사무실 출입통제 카드키를 잃어버렸을 때는 새 카드를 추가하는 것보다 기존 카드의 출입 권한을 먼저 막아야 합니다.

단독형 단말기는 관리자모드에서 사용자를 찾아 처리하고, 관리프로그램을 사용하는 시스템은 직원 이름이나 사번을 기준으로 카드 권한을 중지합니다.

관리프로그램에서 변경했다면 현장 단말기와 컨트롤러에도 정상적으로 적용됐는지 확인해야 합니다.

출입통제 시스템은 설치가 끝났다고 관리가 끝나는 장비가 아닙니다. 카드 분실, 직원 퇴사와 권한 변경에 대응하려면 단말기 관리자 권한과 관리프로그램 계정을 보관할 담당자가 필요합니다.

새 시스템을 설치할 때는 카드 등록 방법뿐 아니라 사용자 삭제, 정보 전송, 설정 백업과 관리자 인계 방법까지 함께 확인하는 것이 좋습니다.